Projekteinblick: Unsere Prozesse erleben und reflektieren

Die Mission: 120 Auszubildende sollen innerhalb eines Tages einen zentralen Prozess des eigenen Unternehmens (großer herstellerunabhängiger IT-Systemdienstleister) spielerisch erleben und ein Verständnis dafür ermöglichen, wo im Unternehmen Wertschöpfung stattfindet. Zusätzlich sollen Perspektiven für persönliche Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten der Teilnehmenden innerhalb des Unternehmens erkennbar werden.

Für uns klang das nach einer herausfordernden Aufgabe. Komplexe Systeme bespielbar und somit auch reflektierbar zu machen, damit kennen wir uns aus. Also: Challenge accepted!

Die Herausforderung

Wie bei allen größeren Projekten bestand auch hier die Herausforderung darin, zunächst diesen zentralen Prozess innerhalb der Organisation herauszuarbeiten und dann zu visualisieren. Meist stellt sich genau in diesem Moment heraus, dass möglicherweise vorhandene Prozessdokumentationen bereits mehrfach überholt sind. Es gibt fast immer eine fast unüberschaubare Menge an Informationen, jedoch an unterschiedlichen Orten, bei unterschiedlichen Menschen, in unterschiedlichen Formaten und zu ganz unterschiedlichen Ständen. Erst, wenn der eigentliche Prozess validiert vorliegt, kann mit der „Übersetzung“ in ein spielerisches Setting begonnen werden. Nach vielen Gesprächen und Interviews, der Sichtung hunderter Folien und Dokumenten hatten wir endlich ein ausreichendes Verständnis von dem, was innerhalb des Unternehmens (entlang des fokussierten Prozesses) abläuft.

Grundstruktur des Spieldesigns

Folgende typische Projektphasen wurden herausgearbeitet und bildeten die Basis für das nun folgende Spieldesign:

• Projektvorbereitung: Auftragsklärung mit den Kunden sowie die Initialisierung des Projekts.
• Projektplanung: Koordination und Planung der Ressourcen verschiedener, unabhängiger Einheiten für die Projektdurchführung.
• Projektdurchführung: Umsetzung des Projekts innerhalb des geplanten Zeitrahmens und mit den eingeplanten Ressourcen.
• Projektabschluss: Abnahme durch den Kunden und Fakturierung.

Für die spielerische Aufbereitung muss zunächst eine Vereinfachung und Pointierung des Prozesses erfolgen. Gleichzeitig beginnt die Suche nach den Schnittstellen und Prozessschritten, die sich für das Design eines spannenden Spiels und für die Herausarbeitung der zentralen Aspekte des „großen Ganzen“ eignen.

Spielerische Umsetzung

Beim Spieldesign lassen wir uns gerne von Mechaniken aus Gesellschaftsspielen inspirieren. Entstanden ist eine Kombination aus Rollen- und Prozessspiel. Die Teilnehmenden übernehmen in Kleingruppen (2-3 Personen) je eine Abteilung und die hier anfallenden Aufgaben. Damit das Spiel auch mit anderen Gruppen und Gruppengrößen spielbar ist, wurde die Entscheidung getroffen, das Spiel für 10-12 Personen zu gestalten und entsprechend häufig parallel einzusetzen. In geringem Maße wurden Verbindungen zwischen den Spielgruppen eingebaut, so dass weiterhin ein gemeinsames Erleben sichergestellt ist. Die folgenden Abteilungen sind sehr verkürzt und exemplarisch dargestellt:

• Vertrieb und Einkauf: Teil unklare Anfragen müssen geprüft und mögliche Optionen im Austausch mit den Kunden (Spielleitung) geklärt und konkretisiert werden. Es gilt hier vor allem, einen Überblick über zum Teil sehr unterschiedlich aufbereiteten Informationen zu behalten. Die vertraglich vereinbarten Leistungen werden abschließend zu einem internen Projekt zusammengefasst und bilden die Grundlage für den weiteren Projektverlauf.[Verwendete Spielmechanik: Vertrags-Puzzle mit Choose&Write]
• Projektmanagement: Das Projektmanagement muss „alle Fäden zusammenhalten“. Es verantwortet die Abstimmung in der Projektplanung sowie die Einhaltung des Projektplans in der Durchführung. Verwendete Spielmechanik: Highscore Grid mit Choose&Write
• Logistik: Diese Gruppe ist verantwortlich für die Bereitstellung von Logistikkapazitäten und Kapazitäten für logistiknahe Dienstleistungen. [Verwendete Spielmechanik: Choose your action mit einem Kalender]
• Operative Einheiten 1 und 2: Die beiden Einheiten verfügen je über unterschiedliche Arten von Ressourcen, deren Verfügbarkeit und richtige Zusammenstellung zur Erfüllung des Auftrags geklärt und geplant werden muss. Die tatsächliche Umsetzung der geplanten Aufgaben wurde durch Rätsel-, Logik und speziellen Puzzleaufgaben abgebildet, deren Mechanik symbolisch übertragbar ist auf die realen Aufgaben. [Verwendete Spielmechanik: Choose your action mit einem Kalender, sowie Real-time Puzzles.]
• Übergeordnete Beratungsabteilung: Deren Aufgabe besteht vor allem darin, die in Einzelteilen bei den einzelnen Abteilungen hinterlegten Prozessschritte zu einem Gesamtprozess zusammenzuführen und so nach und nach gemeinsam mit allen Beteiligten Transparenz und Geschwindigkeit im Prozess zu erhöhen. [Verwendete Spielmechanik: Plakat Puzzle]

Durchführung als Event

Begleitet durch 12 Moderatoren (davon acht Ausbilder des Auftraggebers, welche in einem Train-the-Trainer vorbereitet wurden) entstand ein Erlebnis der besonderen Art: 120 Auszubildende erlebten parallel ihr eigenes Unternehmen und hatten durch das rahmende Gesamtkonzept mit ausreichend Zeit für Einarbeitung, Auswertung und Transfervorbereitung viel Raum, gemeinsam in den Austausch zu gehen. Schon allein die Menge an Teilnehmenden, die alle zu tun hatten, aber nicht genau wussten, was genau die Aufgaben der anderen sind, führte zu einer ganz besonderen Stimmung.

Darüber hinaus kann das Ergebnis für neue und bestehende Mitarbeitende genutzt werden, um ein gemeinsames Verständnis für das eigene Unternehmen zu schärfen.

„Vielen Dank für die großartige und vertrauensvolle Zusammenarbeit, das super Coaching, Eure begeisternde Art sowie das tolle Ergebnis. Die Zusammenarbeit hat uns und vor allem unsere Azubis bereichert und viel Spaß gemacht. ‚Winning together‘ ist unser Leitsatz, den wir auch gemeinsam mit Euch erlebt haben. Vielen Dank!“
(Fabian Leenen, Technical Team Manager, Computacenter Ratingen)

Wir bedanken uns beim Team von BTI Business Training International GmbH, Stuttgart für die Zusammenarbeit während der Konzeptionsphase und der Durchführung vor Ort. Den Kolleginnen und Kollegen von Computacenter AG & Co. oHG, Kerpen danken wir, dass Sie sich gemeinsam mit uns auf die spannende Reise einer kundenspezifischen Spielkonzeption gemacht haben, vor allem für dieses spannede und herausfordernde Setting.