Der Seminar- bzw. Meetingdiamant ist ein sehr einfaches Modell, welches die idealtypische Struktur von Meetings, Seminaren, Workshops und vielen anderen Veranstaltungsformaten beschreibt. Der Diamant ist in fünf Phasen aufgeteilt. Besonders ist, dass Phase 1 bereits vor dem Beginn des eigentlichen Meetings stattfindet und Phase 5 die Zeit nache dem Meeting betrifft.
Phase 1: Centering
Im Fokus des Centering steht das bewusste Ankommen, häufig sogar vor Beginn des eigentlichen Meetings. Vier Dimensionen gilt es dabei zu beachten – sowohl im physischen, also auch im digitalen Raum.
Körperlich
Im physischen Raum erfolgt das in der einfachsten Form bereits durch das Betreten des Raumes, das Wählen des Platzes und ggf. das Ablegen von Kleidungsstücken oder mitgebrachter Materialen. Im digitalen Raum erfolgt häufig zu Beginn des Meetings kein Raumwechsel, allein das Computerbild ändert sich (manchmal sogar nur sehr begrenzt). Gelöst werden kann dies in einfacher Form durch bewusstes Aufstehen, zum nächstgelegenen Fenster gehen und bewusst an den Schreibtisch zurückkommen.
Geistig
Das geistige Ankommen umfasst auch das geistige „Verlassen“ der vorausgegangenen Umgebung. Fragen wie: „Was ist das Thema des Meetings? Warum bin ich heute hier?“ kommen auf dem Weg zum Besprechungsraum schnell in den Kopf. Sobald allerdings parallel noch Telefonate geführt werden und erst mit Beginn des Meetings der Raum betreten wird, fehlt dieser Schritt. Es ist wichtig, sich zu Beginn eines Meetings zu konzentrieren und zu fokussieren. Dabei können kleine Konzentrationsübungen, eine gute Einstiegsfrage und kruze Warm-Ups helfen. Ganz besonders hilfreich ist es, bereits ein paar Minuten vor Beginn des Meetings den physischen oder digitalen Raum aufzusuchen.
Sozial
Besprechungen, Workshops oder Meetings sind Situationen, in denen Menschen zusammenkommen. Fast selbstverständlich klingt es da, dass es wichtig ist, auch sozial anzukommen. Der bewusste Raum für ein kurzes Gespräch bei einem Kaffee mit den Kollegen, ein Austausch über den vorausgegangenen Tag, ein Teilen des Erlebnisses des Morgens schafft Bewusstsein dafür, dass das Zusammenkommen mit den anderen anwesenden Menschen der Grund für das Treffen war. Gleichzeitig wird auch jeder der anwesenden Personen selbst als Mensch wahrgenommen. Und es lockert die Atmosphäre, so dass auch während des eigentlichen Meetings die Kommunikation für alle leichter fällt.
Emotional
Für gute Zusammenarbeit ist es wichtig, Stimmung und akute Themen des Tages wahrzunehmen und so erstmal ein Gespür für die Gruppe und die anwesenden Personen zu bekommen. Hat eine Gruppe bereits zu Beginn eines Meetings gemeinsam gelacht, schafft das die Grundlage für den weiteren Verlauf.
Einige dieser Dimensionen „passieren“ (insb. im physischen Raum) automatisch, vor allem als Moderator oder Facilitator ist es jedoch meine Aufgabe, diese im Blick zu haben und ggf. bewusst Raum hierfür zu schaffen.
Phase 2: Opening
In der Phase des Opening geht es darum, den Rahmen für das Meeting oder das Seminar zu schaffen. Das umfasst nicht nur Agenda und Zielformulierung. Vor allem die Einstimmung auf das Thema, die Öffnung des Themas für den Austausch und die Sammlung möglicher Diskussionspunkte und Ideen stehen in dieser Phase im Fokus. Werden neue Inhalte erarbeitet kann dies durch Methoden wie Brainstorming unterstützt werden.
Phase 3: Working
In der Phase des Working werden die Themen und Punkte des Meetings bearbeitet, vertieft, diskutiert oder fokussiert. Die Varianten der Art und Weise, wie dies erfolgen kann, sind unerschöpflich. Es hilft, nicht nur eine davon zu wählen, sondern bewusste Methodenwechsel einzubauen.
Phase 4: Closing
In der Phase des Closing werden die Ergebnisse der Working-Phase komprimiert, es werden Entscheidungen getroffen oder Diskussionspunkte zusammengefasst. Auch die Vorbereitung des Transfers oder der Fortführung ist hierbei zentral.
Phase 5: Post-Meeting
Wie das Centering schafft auch das Post-Meeting bewusst Raum für die Menschen mit all ihren Emotionen, Ideen und Themen. Nicht alle sind automatisch Teil der Agenda eines Meetings, sie können jedoch ebenfalls eine hohe Dringlichkeit haben. In der Schlussphase sollte bewusst Raum geschaffen werden, letzte Gedanken mitzuteilen, mit anderen Teilnehmenden in weiterführenden Austausch zu gehen und informelle Strukturen aufzubauen oder zu pflegen.
Ja nach Dauer eines Meetings oder Seminars werden die Phasen zyklisch durchlaufen. Ein Centering kann nach allen Pausen hilfreich sein (häufig als Icebreaker oder Aufwämübung benannt). Die Phasen 2-4 können für verschiedene Agendapunkte durchlaufen werden. Der Beginn einer Mittagspause kann auch als Einstieg in eine Post-Meeting Phase verstanden werden und sollte als solches gestaltet werden.
Jede Phase hat einen eigenen Charakter und spezifische Anforderungen an den Raum, der gestaltet werden muss. Für jede Phase eignen sich andere Methoden. Diese müssen unterschiedlich gestaltet bzw. anmoderiert werden. Wichtig ist, sich immer wieder bewusst zu machen, in welcher Phase sich ein Meeting befindet und entsprechend darauf zu reagieren.