Wenn wir im Seminaralltag unterwegs sind, werden wir immer von einem unscheinbaren Helfer unterstützt, der uns überall vor Ort erwartet. Oft fristet er ein unbeachtetes Dasein und wird kaum aktiv in die Gestaltung des Tages mit einbezogen. Dabei kann er, richtig zur Geltung gebracht, großartige Erlebnisse ermöglichen und wesentliches Element für einen gelungenen Tag werden. Noch vor den Teilnehmenden nimmt er uns in Empfang und gibt bereits vor dem offiziellen Start die Richtung vor, in die sich die jeweilige Veranstaltung entwickeln kann. Ganz selten begrüßt er uns allerdings gut vorbereitet und perfekt ausgestattet. In den meisten Fällen stoßen wir zunächst auf Widerstände, oft in Form von Reihenbestuhlung, schweren Tischen und ausgetrockneten Whiteboardmarkern. Dann gilt es, uns und dem Helfer etwas Luft zu verschaffen. – Die Rede ist vom Raum, in dem wir den Tag verbringen werden.
Wir messen dem Raum eine ganz wichtige Bedeutung zu. Im Idealfall unterstützt er unauffällig Interaktion, Zusammenarbeit und Kreativität und wird damit heimlich zum Facilitator im Hintergrund. Und was Seminarräume angeht, haben wir in den vergangenen Jahren einiges gesehen und erlebt. Egal ob Seminare, Workshops oder Besprechungen, ob in Seminarhotels, Tagungshäusern oder Bildungseinrichtungen – fast jedes Mal stehen wir vor der Herausforderung, den vorhandenen Raum vor Beginn der Veranstaltung zum jeweiligen Anlass passend zu gestalten.
Viele dieser Räume stammen aus einer Ära, in der sich vorne die Bühne für den Wissenden befindet und im Plenum das schweigende Auditorium Platz nimmt. Das passt so gar nicht zu den aktuellen Anforderungen in unseren Arbeitswelten. Und damit auch nicht in Seminar- und Workshopsettings von heute. Design Thinking mit klapprigen Pinnwänden, Netzwerken über Tische hinweg oder agiles Arbeiten in Kinobestuhlung – die Themen von heute in Räumen von gestern, das passt am Ende nicht zusammen.
Die Veränderung dieser Rahmenbedingungen, die Gestaltung eines Kommunikationsraumes und die Auflösung der meist zentralen „Bühne“ stellen uns hin und wieder vor eine fast unlösbare Herausforderung. Unsere Erfahrungen haben wir zu drei zentralen Punkten zusammengefasst, die aus unserer Sicht bei der Auswahl und Gestaltung von Seminar-, Trainings- und Workshop-Räumen wichtig sind.
Bewegungsfreiheit
… denn Denken und Lernen brauchen Raum
Wenn wir uns in einem Raum kaum bewegen können, engt uns das nicht nur körperlich, sondern auch geistig ein. Beengt sind Räume häufig auf Grund ihrer vorhandenen Fläche. Das ist natürlich nur bedingt beeinflussbar. Kommen dann jedoch ausladende Stühle und riesige Tische dazu, schränkt das die Bewegungsmöglichkeiten weiter ein. In einen neuen Raum, prüfen wir daher als erstes, ob wir ausreichend Bewegungsfreiheit haben. Gleichzeitig haben wir bereits ideale Bestuhlungsoptionen im Kopf (beispielsweise Stuhlkreis, Tischinseln, komplett freie Fläche), die zu den geplanten Arbeitssettings passen. Die Anzahl der Tische wird aufs Minimum reduziert. Überflüssiges im Raum wird entfernt und überschüssige Stühle und Tische platzsparend zusammen gestapelt. Nicht selten beschränkt uns dabei die technische Ausstattung – verkabelte Tische, quer durch den Raum verlegte Mehrfachsteckdosenleisten, Beamer auf Medienwägen, festmontierte Notebooks und Dokumentenkameras mitten im Raum, … Mit jedem Quadratmeter, den wir so freiräumen, entsteht Raum für Bewegung. Wir gestalten den Raum möglichst so, dass die Teilnehmenden ankommen und sich wohlfühlen können.
Visualisierungsmöglichkeiten
… denn Gedanken und Ergebnisse müssen sichtbar werden
Sind Tische und Stühle an Ort und Stelle, gilt es die Visualisierungsmöglichkeiten zu prüfen und vorzubereiten. Die meisten Räume verfügen zumindest über ein Flipchart. Möchten wir aber nicht nur eine Agenda und eine Zielformulierung aufhängen, sondern auch noch eine kleine Kartenabfrage durchführen, wird es manchmal schon schwierig. Generell ist es von Vorteil, möglicht viele Optionen zu haben, um all das sichtbar zu machen, was durch die Teilnehmenden erarbeitet wird. Dafür eignen sich Flipcharts, Pinnwände, Whiteboards, Magnetleisten, aber auch freie Wand- und Fensterflächen. In Kombination mit Patafix oder Washi Tape entstehen daraus schnell improvisierte Präsentationsflächen. Diese Flächen sollten auch gut erreichbar sein (das ist wichtig bei der Gestaltung des Raums mit Tischen und Stühlen). Dabei hilft es, bereits vorab eine Idee zu haben, was im Raum wo sichtbar werden soll. Neben diesem Basismaterial (häufig freuen wir uns allerdings schon, wenn die vorhandenen Pinnwände überhaupt einigermaßen stabil stehen) sollte natürlich auch ausreichend und geeignetes Moderationsmaterial vorhanden sein. Wichtig sind vor allem Flipchartblätter (möglichst nicht hauchdünn oder extrem saugfähig), Pinnwandpapier, Moderationskarten, funktionsfähige Stifte für alle Teilnehmenden und Pinnnadeln. Zur Sicherheit reist man meist lieber mit einem eigenen Moderationskoffer an. Wenn all das gegeben ist, können die Ideen und Gedanken der Teilnehmenden jederzeit adäquat sichtbar gemacht werden und so den Prozess visuell unterstützen.
Auch wenn wir von Playful Insights möglichst wenig mit Präsentations-Software und Beamer arbeiten, sollte auch die technischen Infrastruktur einsatzbereit sein. Denn auch hier gilt: Kann kurzfristig auf Internet, Beamer und Soundtechnik zurückgegriffen werden, können spontan Videos, Fotos oder Musik zum Einsatz kommen.
Flexibilität
… denn Kreativität und Innovation sind anders als geplant
Im Verlauf des Seminars oder des Workshops gilt immer wieder zu prüfen, ob die Raumsituation noch für die aktuellen Anforderungen geeignet ist. Der Raum darf den Prozess im Raum nicht behindern. Noch besser: der Raum sollte diesen Prozess bestmöglich unterstützen. Notwendige Wechsel der Methoden und Austauschformate machen häufig auch Veränderungen im Raum notwendig: Einstieg und Impuls in einem Sitzkreis im Plenum, intensive Arbeit an Tischinseln in Kleingruppen, Zusammentragen der Ergebnisse an der extra großen Arbeitsfläche oder informeller Austausch bei einem Kaffee im Stehen oder in einer gemütlichen Ecke, … Haben wir das Vergnügen, in einem Raum zu arbeiten, der solche schnellen Wechsel möglich macht, dann fördert das spürbar den Fluss des Prozesses. Nicht selten sind die Teilnehmenden selbst überrascht, welche Auswirkungen diese Veränderungen im Raum haben. Für uns ist ein Raum dann besonders gut ausgestattet, wenn die Teilnehmenden selbst beginnen, die Raumsituation nach ihren Bedürfnissen zu gestalten, wenn sie bei Arbeitsphasen selbst entscheiden können, ob sie im Sitzen oder Stehen, an einer Präsentationswand oder an einem Tisch arbeiten.
Der Raum als Facilitator
Wenn uns ein Raum behindert, merken wir das relativ schnell. Sie betreten einen Raum, in welchem Sie einen Workshop oder ein Seminar durchführen – oder an einem teilnehmen – sollen und fühlen sich dort einfach nicht wohl. Bereits bei der kurzen Vorstellungsrunde müssen Sie entweder Ihren Hals verrenken oder einige Teilnehmende verkriechen sich schon fast wieder hinter riesigen Tischen. Und dieses Gefühl, dass der Raum den Prozess im Raum hemmt, werden Sie auch die ganze Veranstaltung über nicht los.
Je besser wir den Bewegungsraum, die Visualisierungsmöglichkeiten und die Flexibilität gestalten und nutzen können, desto mehr kann der Raum die Prozesse im Raum unterstützen. Aus den passiven Rahmenbedingungen wird so ein aktiver „Spieler“, neben dem menschlichen Prozessbegleiter ein weiterer „Facilitator“. Bei einem Seminar oder Workshop geht es also nicht „nur um einen Raum“. Vielmehr geht es um einen wichtigen Punkt im Hinblick darauf, ob wie erfolgreich Prozesse angestoßen und verfolgt werden können. Als Facilitator ist die Wahl und die Gestaltung des Raumes von zentraler Bedeutung und sollte daher auch mit den notwendigen Sorgfalt erfolgen.
CreativeSpace by Playful Insights
Wir haben in Fellbach bei Stuttgart einen Raum nach genau diesen Bedürfnissen ausgestattet – zum Mieten, aber auch für unsere eigenen Veranstaltungen. Der CreativeSpace soll sich nicht selbst in den Vordergrund drängen, sondern den Menschen und dem Prozess den Raum geben, den es braucht, um Lernen, gute Besprechungen oder kreative Prozesse zu ermöglichen. Er passt sich mit wenigen Handgriffen nicht nur an den Bedarf der Gruppe an, sondern hält zudem jederzeit passende Visualisierungsmöglichkeiten für Ideen und Ergebnisse bereit. Wir laden Sie ein, die vielfältigen Möglichkeiten des CreativeSpace zu erleben!
