Nicht selten kommt es in schnell wachsenden Organisationen zu einer Entfremdung verschiedener Organisationseinheiten. Gerade eben fühlte es sich noch wie eine Familie an   jeder kannte jeden, jeder hatte eine Idee davon, was der andere tat – und schon spricht man mehr übereinander als miteinander – „die verstehen ja gar nicht, was wir machen“, „die Verwaltung behindert nur unsere Arbeit“. Noch extremer wird dieses Gefühl, wenn die verschiedenen Bereiche sehr unterschiedlich arbeiten, beispielsweise Pädagogen (Erzieher, Lehrer, Sozialpädagogen) und Verwaltung (Buchhaltung, Einkauf, Personal). Von genau einer solchen Organisation wurden wir beauftragt, das gegenseitige Verständnis zu fördern. Wir sollten einen Rahmen schaffen, Einblicke in die Aufgabenfelder der Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen und so miteinander ins Gespräch zu kommen. Die Zielgruppe von insgesamt 60 Personen waren Führungskräfte des pädagogischen Bereichs sowie Vertreter der Verwaltung.

Unsere erste Herausforderung bestand darin, das bestehende System zu analysieren. Wir ackerten uns durch das Qualitätsmanagement-Handbuchs, durch dokumentierte zentrale Prozesse und rekonstruierten andere in mehreren Gesprächen. Wir identifizierten die zentralen Rollen und führten mehrere Interviews mit unterschiedlichen Personen innerhalb des Systems um herauszufinden, wie deren Alltag aussieht und was den verschiedenen Betroffenen unter den Nägeln brennt. Und wir sammelten reale Geschichten und herausfordernden Situationen des Alltags.

Auf Basis all dieser Informationen kreierten wir eine neue Organisation als didaktisch pointierte Kopie der realen. Und wir designten Persona als stereotypische Abbildung der zentralen Rollen im System. Die Kunst war es, Aufgaben anhand der realen Aufgaben des Systems zu kreieren, jedoch so vereinfacht und didaktisch aufbereitet, dass sie die Schwierigkeiten der Realität pointieren, von „Nicht-Verwaltern“ oder „Nicht Pädagogen“ jedoch bearbeitet werden können. Gleichzeitig durften die Aufgaben jedoch nicht simplifiziert werden. Und es sollten vor allem solche Aufgaben sein, die an den Schnittstellen zwischen pädagogischem Personal und Verwaltung anzusiedeln sind.

Während der Durchführung des entstandenen Planspiels bzw. spielerischen Szenarios übernahmen die Teilnehmenden in Kleingruppen je eine der Persona aus dem Bereich, welchem sie im Alltag nicht zugeordnet sind. Teilnehmende aus der Verwaltung sahen sich daher mit pädagogischen Fragestellungen konfrontiert und umgekehrt. Die durch die Spielleitung insbesondere zu Beginn eingesteuerten Aufgaben wurden entlang der definierten Prozesse und des realen Qualitätsmanagement-Handbuchs bearbeitet. Durch die bewusste Öffnung bzw. Stimulation von Aktionsfeldern, welche eigene Initiativen durch die Persona ermöglichten entstand schnell eine spannende Dynamik. Die Aufgabe der Spielleitung bestand während der nächsten Stunden vor allem in der Steuerung, Stimulation und je nach Bedarf gezielte Intervention um die Dynamik zu halten, „absurde“ Aktivitäten jedoch einzuschränken.

Neben der Eröffnung dieses großen Erfahrungsraumes und dem Erleben der unterschiedlichen Aufgabenbereiche steht für uns von Playful Insights jedoch die gemeinsame Auswertung und Diskussion der Geschehnisse im Mittelpunkt. Dabei geht es zum einen natürlich um den ursprünglichen Auftrag der Förderung des gegenseitigen Verständnisses und des Miteinanders. Nicht nur einmal kam es zu Äußerungen wie: „Ich bin so froh, dass ich Euren Job nicht machen musss. Und ich bin Euch dankbar, dass Ihr ihn macht.“ Zum anderen entsteht spätestens zu diesem Zeitpunkt auch der Austausch zu möglichen Konsequenzen und dem weiteren Vorgehen. Beispielsweise wurden entlang der einzelnen Persona Punkte herausgearbeitet, wie die jeweilige Arbeit durch die anderen Rollen innerhalb des Systems erleichtert werden kann. Es wurden konkrete Gruppen definiert, die sich der Auflösung unnötiger Prozessschritte widmen. Und die Führungskräfte stimmten sich ab, wie sie die Erkenntnisse der Tagung in den Alltag ihrer Teams tragen können.